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ドキュメントを整理整頓していないと作業効率が悪くなって、無駄な時間を毎回毎回費やしてしまうことに。そんなつまらない時間をなくして、なくせなかったとしても短くすれば他の大事な時間に使うことができて生産性が向上する。

時間が無駄だなと感じる瞬間

  • ミスをしてしまう
  • 目的の書類を探すのに時間が掛かる
  • 誰かに伝えるのに時間が掛かる
  • 重複したドキュメントデータが作成されてしまう

ミスをしてしまう

どこに該当のものがあるのかわからないと、これかな?と思ってそのファイルを編集していた時にふと、あれ?これ変じゃないかなぁなんていうことが。よーく見てみるとこれは古いデータだったりするわけで。

そういったことをルールや規則を設けることにより、習慣にして自分たちに癖付けることでこういたミスを起こすということを防ぐ。

目的の書類を探すのに時間が掛かる

ミスを起こさないように注意はしていても、どこに何があるのかを探すのに時間がかかってしまうと、日々その時間を累積計算した時に何時間、ヘタしたら何日という作業をこの探す時間に掛けてしまっている。そんなバカバカしいことなんて無いでしょう?

誰かに伝えるのに時間が掛かる

どこになにがあるのかだいたいでも決まっていると、人に場所を伝達する時に直感的に伝えることができて検索効率・伝達効率があがり、無駄な時間を短縮できる。

重複したドキュメントデータが作成されてしまう

ミスの原因と成ってしまう、重複ドキュメントデータ。これというのはルールが決まっていないため、ルールを決めて、最初は苦痛なことでも慣らしていけば、続けていけば必ず作業効率上昇に繋がる。

解決

  • ルールを決めること
  • フォルダの構成を決める
  • ファイルの名称に意味を持たせる
  • ファイルの運用

ルールを決めること

カンタンなルールでも良いので、作業効率に繋がるようなルールを決める

フォルダの構成を決める

どこに何があるのかをグループ化するための第一歩となる方法。名称やルールを決める。

ファイルの名称に意味を持たせる

ファイルの名称のルールを決めて、これはどういった特性でいつのものなのかなどぱっと見てわかるようにする。

ファイルの運用

古くなったり使わなくなったファイルを削除するのか、バックアップするのであればどこに置いておくのか、どういった名称でバックアップをするのかを決める

ドキュメントルールの提案サイト

以上のようなドキュメントルールを決めたテンプレートやルールブックなどを配布、作成、共有できるようなサイトを作ると便利に使って貰える人がいれば世の中が良くなるかも。